EK-8 AHLATCI PORTFÖY YÖNETİMİ A.Ş. ACİL VE BEKLENMEDİK DURUM PLANI BİLGİ NOTU
AMAÇ
Acil ve Beklenmedik Durum Planı, AHLATCI PORTFÖY YÖNETİMİ A.Ş.’nin, (Şirket) acil ve beklenmedik durumlarda düzenleyici kurumlara, müşterilerine, saklamacı ve aracı kurumlara ve üçüncü taraflara karşı olan yükümlülüklerini yerine getirme koşullarını, yöntemlerini, karşı karşıya kalınabilecek her türlü istek ve beklentilerin yerine getirilmesi için alınması gereken önlem ve planlar ile hızlı ve sağlıklı iletişimin sağlanmasına yönelik alınması gereken tedbir ve aksiyonları belirlemektir.
Acil ve beklenmedik durum planı, şirketin yönetmeliklerine paralel olarak ve şirketin faaliyetlerini sürdürebilmek için ihtiyaç duyabileceği tüm kaynakları dikkate alarak hazırlanmış olup, varlıkların korunmasına yönelik tedbirleri ve hasar gören varlıkların değerlendirilmesine yönelik usulleri içermektedir. Acil durum halinde personelin güvenliğine azami önem verilir, ortaya çıkan sorun ya da kriz ile başa çıkmak için acil durum organizasyonu tesis edilir. Plan, şirket operasyonları üzerinde muhtemel bir acil ve beklenmedik durumun etki derecesi değerlendirilerek hazırlanmıştır.
Beklenmedik olumsuz durum meydana geldiğinde;
- Hizmetlerimizde devamlılığı sağlamak,
- Yasal ve üçüncü kişilere karşı olan sorumluluklarımızı zamanında yerine getirmek,
- İş akışlarımızda karmaşıklığa / kesintiye sebebiyet vermeyerek, felaketlerin finansal durumumuza olan etkilerini azaltmak,
- Felaket anında çalışanlarımız ve müşterilerimizin kayıplarını asgariye indirmek,
- Beklenmedik durumlarda varlıklarımızı en iyi şekilde korumaya almak amacıyla kritik iş süreçlerine odaklı, risk bazlı, işlevsel bir iş devamlılığı planına sahip olmak hedeflenmiştir.
Acil bir durumda Şirket beş temel tehlike ile karşı karşıyadır;
- İletişim ve telekomünikasyon imkanlarının yitirilmesi,
- Bilgi işleme kapasitesi ve olanaklarının yitirilmesi,
- Altyapıya erişim olanağının yitirilmesi,
- Eğitimli insan kaynağının yitirilmesi,
- Varlıkların yitirilmesi,
Acil durum planlamasından amaç;
- Felaketlerin engellenmesi; risklerin tespit edilerek, risklerin oluşmasını engelleyici önlem alınması,
- Organize cevap verme; hazırlıklı ve eğitimli olarak felakete hızlı ve doğru karşılık verme,
- Varlıkların ve nakit akışının korunması; seçenekler ve alternatif prosedürlerin belirlenmesi,
- Altyapının düzeltilmesi; normal operasyonlara dönüş olarak belirlenmiştir.
UYGULAMA ALANI
AHLATCI PORTFÖY YÖNETİMİ A.Ş Acil ve Beklenmedik Durum Planı ve buna ilişkin iş akış prosedürleri, Şirket yönetim kurulunca onaylanmış Genel Müdür düzeyinde bir yönetici ve kendisini yedeklemek için başka bir personel de yine Şirket Yönetim Kurulu kararı ile belirlenmiştir.
Acil ve Beklenmedik Durum Planı AHLATCI PORTFÖY YÖNETİMİ A.Ş.’nin tüm birimleri için geçerlidir.
Planın, yıllık olarak gözden geçirilmesi ve gerekli değişikliklerin yapılması öngörülmüştür.
AHLATCI PORTFÖY YÖNETİMİ A.Ş., hesap açılan her müşteriye, acil ve beklenmedik durumlarda, iş sürekliliğinin nasıl sağlanacağı, bu süreçteki iş adımları ve uygulama prosedürlerinin neler olacağı hususlarında “Acil ve Beklenmedik Durum Bilgi Notu”nu sözleşme ekinde teslim eder. Söz konusu bilgi notu, AHLATCI PORTFÖY YÖNETİMİ A.Ş.’nin resmi internet sitesinde de ilan edilir.
SORUMLULUKLAR
AHLATCI PORTFÖY YÖNETİMİ A.Ş’nde görevli tüm personel, acil ve beklenmedik durum planı kapsamında, kendi birimleri ile ilgili işleyiş ve işlemlerin aksatılmadan yürütülmesinden sorumludur. Acil ve Beklenmedik Durum Planlarının uygulanması ve gerekli koordinasyonun sağlanması için oluşturulacak Acil ve Beklenmedik Durum Yönetim Komitesinin işleyişi ve koordinasyonu Şirket Yönetim Kurulu kararı ile belirlenmiş bulunan Genel Müdür Yardımcısının sorumluluğundadır. Bu sorumluyu yedeklemek için Şirketin başka bir personeli de yine Şirket Yönetim Kurulu kararı ile belirlenmiştir.
Acil ve Beklenmedik Durum Yönetim Komitesi, bu iki personelin yanı sıra Şirketin Bilgi Teknolojileri sorumluları ile Acil ve Beklenmedik Durumun niteliğine göre katılacak olan ilgili birim yöneticisinden oluşur.
Bu kişilere ait unvan ile e-posta adresi, telefon ve faks numaraları dahil var olan her türlü iletişim bilgileri Sermaye Piyasası Kurulu, Borsa İstanbul A.Ş., Merkezi Kayıt Kuruluşu A.Ş., İstanbul Takas ve Saklama Bankası A.Ş., Türkiye Sermaye Piyasaları Birliği, ilgili Saklama Kuruluşu ve Kurulca belirlenecek diğer kuruluşlara bildirilmiştir. Muhtemel haberleşme düzeni halkla için kamuya açık bir haberleşme kanalı olarak şirketin web sitesinin kullanılması öngörülmüştür.
Şirketin tüm personelinin plan ve bu plan dahilinde üstlendiği sorumluluk hakkında bilgi sahibi olması sağlanmıştır.
UYGULAMA
Acil ve Beklenmedik Durum Planı Şirket merkezinin ya da kullanılan sistemlerin beklenmedik bir durumda hasar görmesi sonucunda tamamen ya da kısmen geçici ya da sürekli olarak kullanılamaması durumunda gündeme gelebilecek olasılıklar üzerine geliştirilmiştir. Şirket veri yedekleme merkezi olarak AHLATCI PORTFÖY YÖNETİMİ A.Ş.’nin ve AHLATCI PORTFÖY YÖNETİMİ A.Ş.’nin yedekleme merkez (ler)ini ve yedek ofisleri(ni) belirlemiştir. Güvence altına alınan veri yedekleri AHLATCI PORTFÖY YÖNETİMİ A.Ş.’nin belirleyeceği merkezlerde saklanır. Şirket ile bu merkezler arasında özel hatlar kullanılarak çoklu haberleşme yöntemlerinin kullanımı güvence altına alınmıştır.
